BANDA ACEH – Dinas perpustakaan dan Kearsiapan Aceh menggelar kegiatan sosialisasi pengelolaan arsip dinamis dan arsip vital pada satuan kerja perangkat Aceh (skpa) tahun 2024. Kegiatan itu digelar sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan sebagai alat bukti yang sah dalam pelaksanaan fungsi dan tugas satuan kerja perangkat Aceh. Kegiatan ini berlangsung di hotel The Pade, Aceh Besar pada Selasa (21/05/2024) yang diikuti oleh 49 orang pengelola arsip pada satuan kerja perangkat Aceh.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, Dr. Edi Yandra, S.STP, MSP, dalam sambutannya saat pembukaan kegiatan tersebut mengatakan instansi pemerintahan sebagai salah satu organisasi pemerintah yang pada umumnya berfungsi untuk melayani kepentingan publik, dimana kegiatan administrasinya dilakukan secara rutin. Apabila arsip tidak di kelola dengan baik maka arsipnya akan terus bertambah sehingga akan tidak bernilai guna dan akan menjadi tumpukan kertas yang tidak bernilai guna, untuk itu diperlukan pengelolaan arsip dinamis yang efisien dan efektif.
“Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.” Ujarnya.
Lebih lanjut ia menjelaskan sedangkan arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. “Sebagaimana kita ketahui bahwa kearsipan mempunyai peranan penting sebagai memori kolektif bangsa, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pembuatan laporan, pengambilan keputusan, pengendalian, penilaian, dan pertanggungjawaban.” Tambahnya.
